Aujourd’hui, je vais t’expliquer comment bien ranger tes papiers et je te propose un PDF à télécharger pour t’y aider.
Si tu as bien suivi mes derniers articles, tu as dû commencer à trier tes papiers, jeter ceux de la pile « à classer » qui ne doivent pas être conservés dans la durée. Je vais maintenant t’expliquer comment organiser correctement les papiers qui doivent être gardés afin de les retrouver facilement.
Si tu hésites sur le délai de conservation d’un document, n’hésite pas à lire cet article, tu retrouveras un résumé gratuit à télécharger
Arborescence des dossiers
Classe tes documents et organise tes classeurs, boites d’archivage et dossiers suspendus en fonction de ta situation personnelle. Une situation familiale n’est pas l’autre. Une maman ou un papa solo n’aura pas les mêmes besoins qu’une jeune femme de 20 ans qui vient de commencer dans la vie. À la fin de l’article, tu trouveras un exemple d’arborescence à télécharger gratuitement que tu peux modifier selon ton cas, ta famille. Elle va t’aider à classer tes papiers par thème.
Un bon classement est un classement pérenne, n’hésite pas à passer un peu de temps en amont pour bien réfléchir à une organisation qui te ressemble, tu gagneras du temps par la suite pour tes démarches administratives ou tout simplement quand tu devras ranger un nouveau document.
🎁Tu peux gratuitement le télécharger au format PDF juste après à la fin de l’article
Classement par ordre chronologique
Dans chaque thème, classe tes documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Cela facilite la recherche des documents les plus importants en premier.
Conseil : Dans de nombreux cas, tu peux choisir la version électronique de ces documents. N’hésite surtout pas (pour les relevés de compte bancaire par exemple), cela économisera un peu de papier, du temps de rangement et surtout de la place (physique). Pour les documents numériques, sur ton disque dur, garde la même arborescence que pour tes dossiers physiques. Pour plus de sécurité, tu peux stocker les documents importants sur Google Drive ou un autre cloud.
Simplifie le rangement
Lorsque tu mets en place ton système de classement, pense à réduire le nombre de gestes nécessaires pour ranger. Idéalement, il ne faudrait pas avoir plus de 3 gestes à faire. S’il te faut :
- Te lever,
- Aller chercher la bonne boîte de classement,
- Prendre la bonne chemise dans cette boîte…
…tu ne le feras pas au quotidien. Pense à tout cela lorsque tu mets en place une nouvelle organisation, de nouveaux rangements, pour bien ranger tes papiers.
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Matériel recommandé pour organiser tes papiers
Pour t’aider à bien organiser tes papiers, voici quelques suggestions de matériel qui pourraient t’être utiles :
- Dossiers suspendus : idéals pour un accès rapide et facile.
- Boîte de classement : pour ranger les documents que tu consultes moins souvent mais que tu dois quand même conserver.
- Étiqueteuse : pour un étiquetage clair et précis de tes classeurs et dossiers (mon étiqueteuse préférée, dans tous les cas avant d’acheter, pense à bien vérifier que le clavier est AZERTY)
Attention, vous êtes nombreuses à vouloir utiliser un classeur pour organiser vos documents importants, mais je ne le conseille pas. Cela part d’une bonne intention, mais si dès que tu veux classer un document, tu dois trouver une pochette plastique ou ta perforatrice. Tu vas perdre du temps, et tu vas finir à force à glisser le document tel quel dans ton classeur, et cela va vite finir mal rangé ! Pense à la règle du moins de gestes possibles. Au plus tu as de gestes, au plus tu as de chance de ne mal ranger ton document !
Pour éviter des allers-retours vers un placard, j’ai acheté sur le bon coin (25 €) un caisson de classement pour dossiers suspendus que j’ai mis sous le bureau.
Tu peux aussi opter pour ces boites à dossiers suspendus qui sont beaucoup moins lourdes que leur version métallique
Astuce supplémentaire pour trier tes bulletins de salaire
Utilise des pochettes transparentes pour classer tes fiches de paie par année. Regroupe tous ceux d’une même année ensemble dans une même pochette transparente. Cela te permet de les retrouver facilement et de les protéger des dommages.
Télécharge ton arborescence gratuitement
Suivre cette arborescence va t’aider à classer tes papiers par thème, tu les retrouveras plus facilement, et plus rapidement, et ils seront bien plus faciles à ranger.
Dans cette arborescence, ce plan de classement, je liste tous les types de documents à conserver que tu peux avoir chez toi : impôts locaux, bulletins de salaire, factures d’électricité, j’essaie d’être la plus exhaustive possible, afin que tu puisses reproduire la même organisation. Bien entendu, si certaines rubriques ne sont pas adaptées à ta famille, ton style de vie, n’hésite pas à les supprimer.
Pour les documents relatifs à la santé, les examens médicaux, n’hésite pas à faire des sous-dossiers, pour chaque membre de la famille, afin que tu puisses facilement t’y retrovuer.
N’oublie pas, ranger ses papiers prends du temps, surtout si tu ne l’as pas fait depuis longtemps. Mais c’est vraiment satisfaisant, lorsque tous tes papiers personnels sont rangés et classés et que tu as trouvé une méthode de classement qui te correspond, tu pourras rapidement retrouver les documents importants. Tu n’auras plus de courriers, de la paperasse qui traine de partout !
Supprime les documents obsolètes
Avant de classer un papier, dans ton rangement de bureau, tes boites d’archivage… vérifie leur durée de conservation. Certains documents administratifs ont une durée légale. Au-delà d’un certain délai, l’administration ne peut plus te demander de les fournir. Tu trouveras toutes les informations sur la durée de conservation des documents administratifs dans cet article, et il y a une petite fiche à télécharger et à garder sous la main pour t’aider dans le tri des documents.
Pour aller plus loin
Voici les articles qui devraient t’aider à bien continuer à faire le tri de tes papiers administratifs
Tu habites Toulouse ou sa région ?
Si tu as besoin d’aide pour t’en sortir avec tes papiers, que tu ne sais pas par où commencer, je peux venir t’aider à tout trier, organiser et ranger. Je suis Home Organiser, et cela fait partie de mon métier. Avec moi, les documents administratifs ne seront un poids pour toi, tu n’auras plus de retard pour les traiter, et tu en finiras enfin avec la pile de papier qui t’attend sagement sur ton bureau.
Laure-ganisatrice – Home Organiser
A propos de l’auteur
Je suis experte en organisation et j’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie.
Je peux directement intervenir au domicile pour des sessions de désencombrement tout autour de Toulouse ou à distance avec des ateliers, formations et outils !