Si ta pile de papier commence à prendre pas mal de hauteur, il est grand temps d’agir. Et, ainsi, essayer de ne plus voir cette pile grandir, grandir, grandir… Dans cet article, je vais t’expliquer comment trier tes papiers, étape par étape.
Matériel à avoir sous la main
- Des enveloppes timbrées (au moins une dizaine)
- Son chéquier
- Une corbeille à papier
- Un trieur 6 séparations
- Son agenda
- Des dossiers et du matériel de classement.
Faire le tri
La première étape pour ranger tous ces papiers est de faire un grand tri. Dans les courriers en attente, il y a forcément des publicités, des journaux ou des papiers divers devenus depuis le temps obsolètes. Tu peux déjà te débarrasser de tous ces papiers. N’hésite pas non plus à te séparer de toutes les enveloppes. La pile devrait alors commencer à bien baisser.
Pour les documents restants, commence à trier en faisant différents tas et traiter les papiers qui prennent moins de cinq minutes à être traités.
Conseil : Pour éviter d’avoir de la publicité à trier. Le mieux est de ne pas en avoir du tout en mettant une étiquette STOP PUB sur la boite à lettre. Certaines mairies en donne, on peut aussi acheter des plaques dans les magasins de bricolages.
Les 6 rubriques du trieur (ou 'tas' si l'on a beaucoup mais beaucoup de papiers à traiter)
Je te conseille d’utiliser un trieur, et non un classeur, car les documents sont plus rapidement glissés dedans. Tu n’as pas à trouver une pochette transparente ou à sortir la perforatrice. Au moins il y a de gestes pour classer le papier, au plus tu le feras facilement et les documents n’auront pas tendance à rester en pile sur le meuble d’entrée.
À traiter
Lorsqu’un papier va te demander plus de cinq minutes pour être traité, par exemple, la déclaration d’impôts. Lorsqu’on ajoute un papier dans cette section, il te faut alors rajouter la tâche dans ta todo list ou dans un créneau pour le traiter dans ton agenda, pour être sûre de ne pas l’oublier.
À classer
Tu y mets les papiers qui doivent être conservés. Ceux qu’il te faudra classer pour les garder et les retrouver plus facilement par la suite. Par exemple différents relevés, des justificatifs d’achats, des bulletins de paie. Normalement, c’est cette section qui devrait être la plus remplie.
À payer
Toutes les factures à payer par chèque ou par virement. Lorsque tu ajoutes un nouveau bénéficiaire, cela prend un certain temps avant de pouvoir faire un virement. Mets alors ici la facture correspondante dans cette rubrique pour ne pas oublier de le faire une fois que le bénéficiaire est ajouté par ta banque. Pour les envois de chèques, essaye de le faire directement, car cela est très rapide si on a tous les papiers sous la main.
À noter
À ajouter dans l’agenda (si tu ne l’as pas déjà fait directement).
À Répondre/discuter
Courrier en l’attente d’un mail, d’un courrier ou d’une discussion avec un autre membre de la famille.
En cours/en attente
Certains documents sont à conserver temporairement (avion, spectacle…) jusqu’à une date donnée ou en attente de traitement à cause d’un papier manquant.
Traiter les documents du trieur
Une fois tous les papiers triés en six catégories, il te faut maintenant les traiter. Tu peux commencer par les catégories à noter et à payer qui doivent être assez rapides à faire.
Pour les documents dans la partie à traiter, réserve-toi des créneaux spécifiques dans ton agenda pour bien avoir le temps de les remplir. N’hésite pas à le faire en plusieurs fois. À présent, tous les documents à traiter sont bien identifiés, cela ira beaucoup plus vite une fois que tu t’y mettras.
Que faire de la rubrique à classer
Les papiers de cette catégorie doivent/être rangés, classés, pour y avoir facilement accès.
Je te donne dans cet article une arborescence gratuite à télécharger pour bien les classer. Mais, avant de les classer, il va te falloir vérifier leur durée de conservation, car il ne faut pas conserver les documents indéfiniment (et heureusement). Souvent, on peine à jeter certains documents concernant le versement des allocations familales, certaines pensions, ou documents bancaires. Mais tous ne doivent pas être conservés.
En France, le délai de conservation légal des papiers administratifs personnels varie en fonction du type de document. Par exemple, les relevés de compte bancaire et les factures doivent être conservés pendant 5 ans. Les documents fiscaux, comme les avis d’imposition, doivent être gardés durant 3 ans. Les documents relatifs à l’assurance habitation et automobile doivent être conservés pendant 2 ans après leur échéance. Il est essentiel de respecter ces durées pour se prémunir contre d’éventuelles réclamations ou vérifications. Tu trouveras un résumé des différentes durées à télécharger dans cet article
N’hésite pas à archiver une fois par an (les boites d’archivage sont parfaites pour cela), les documents à conserver indéfiniment comme les bulletins de salaire, mais que tu ne dois pas avoir besoin souvent. Cela te libérera de la place dans le meuble dans lequel tu ranges tes documents personnels.
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Que faire ensuite
Lorsque tu reçois du courrier, dépose-le toujours au même endroit.
Consacre cinq minutes par jour pour faire le premier tri. Il faut directement faire les tâches urgentes ou rapides. Si tu ne le fais pas immédiatement, tu vas passer plus de temps à le ranger, le ressortir par la suite que le traiter directement. Par exemple, si tu n’as qu’un chèque à faire, fais-le immédiatement. S’il y a un juste rendez-vous à noter dans l’agenda, notes-y-le et jette directement le papier, cela ne sert à rien de le garder.
Conseil : Aie toujours un carnet de timbres et des enveloppes d’avance. Rien n’est plus rageant que de préparer un papier, et qu’il attende pendant une semaine sur le meuble en attendant de trouver un timbre et de le poster. Avec en plus le risque de l’oublier !
Si tu dois ranger le courrier pour le traiter plus tard, mets-le directement dans le trieur dans sa partie adaptée pour facilement le retrouver.
Une fois par semaine, consacres-y 30 minutes, voire une heure pour faire la revue de votre trieur. Il faudra à ce moment-là passer toutes ses sections.
Bien trier tes papiers administratifs est essentiel pour maintenir ton espace de vie organisé et éviter les tracas inutiles.
En suivant les étapes simples et les conseils pratiques décrits, comme l’utilisation d’un trieur à six rubriques et la mise en place d’une routine de traitement, tu peux facilement maîtriser la gestion de tes documents.
Adopter ces habitudes te permettra de gagner en efficacité et en sérénité, transformant une tâche souvent perçue comme pénible en une activité rapide et ordonnée.
Pour aller plus loin
Voici les articles qui devraient t’aider à bien continuer le rangement de tes papiers :
Tu habites Toulouse ou sa région ?
Si tu as besoin d’aide pour t’en sortir avec tes papiers, que tu ne sais pas par où commencer, je peux venir t’aider à tout trier, organiser et ranger. Je suis Home Organiser, et cela fait partie de mon métier. Avec moi, les documents administratifs ne seront un poids pour toi, tu n’auras plus de retard pour les traiter, et tu en finiras enfin avec la pile de papier qui t’attend sagement sur ton bureau.
Laure-ganisatrice – Home Organiser
A propos de l’auteur
Je suis experte en organisation et j’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie.
Je peux directement intervenir au domicile pour des sessions de désencombrement tout autour de Toulouse ou à distance avec des ateliers, formations et outils !