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Les 6 étapes pour organiser ses papiers

Je reçois souvent ces questions pour organiser ses papiers par mail :

  • Je n’ai jamais trié et organisé mes documents administratifs, tout est en vrac, par quoi je commence ? 
  • J’ai envie de mettre de l’ordre dans mes papiers, mais par où commencer ? 
  • J’ai la phobie administrative et j’aimerais en finir avec les retards dans mon courrier ! 
Si tu es dans ce cas, alors cet article va t’intéresser, je vais t’expliquer ma méthodologie complète pour en finir avec la pile de papier à traiter qui t’attend sagement sur ton bureau !

1. Regroupe tous tes papiers au même endroit

Pour bien organiser tes papiers, je te conseille dans un premier temps de regrouper tous tes papiers au même endroit. Il n’y a rien de plus démoralisant que d’attaquer le tri et de tomber sur une pile oubliée et de devoir encore la traiter.

Il y a de grandes chances que tes papiers soient éparpillés un peu de partout. N’oublie aucune zone.

  • Le meuble d’entrée
  • Le dessus du bureau
  • Les tiroirs de la cuisine
  • La boite aux lettres (si tu es dans le déni le plus total depuis longtemps).
  • La voiture
  • Les marches de l’escalier
  • etc

Alors, rassure-toi, cette étape peut être assez déprimante. En effet, c’est à ce moment-là que tu vas vraiment t’apercevoir qu’il y en a énormément. Mais, je suis là pour te guider étape par étape., 

2. Fais un premier tri (le plus facile)

Une fois regroupés, fais un premier tri dans la pile. Ouvre toutes les enveloppes, jette directement ce qui n’a pas besoin d’être conservé : 

  • Les enveloppes,
  • les publicités,
  • les flyers,
  • les invitations obsolètes…

Normalement, le tas devrait bien diminuer. Si tu tombes sur des papiers à traiter, à renvoyer, tu peux directement les mettre de côté sur une pile spéciale pour bien les identifier. Il peut y avoir des feuilles de soins à renvoyer à la CPAM, des factures à acquitter…

Les feuilles de soin à renvoyer à la CPAM
Tu disposes de deux ans au  maximum pour les envoyer à ta CPAM et vous faire rembourser.
Cela prend peu de temps pour la remplir, alors n’hésite pas à le faire au fur et à mesure au risque de ne pas te faire rembourser.
Dans la plupart des cas, il te faudra seulement remplir, tes nom et prénom, ton numéro de Sécurité sociale et ta date de naissance. N’oublie pas non plus de la signer tout en bas.

3. Ne garde que les documents qu'il te faut garder

Les documents administratifs ont tous une durée de conservation (définie par Bercy). Au-delà de cette durée, cela ne sert à rien de les garder, ils n’ont plus aucune preuve juridique. Certains doivent être gardés à vie. En revanche, cela ne sert à rien de garder une facture d’électricité d’il y a 10 ans…

Lorsque tu organises tes papiers, pour ne pas te laisser envahir, il est nécessaire de garder que ce qui est nécessaire. Je t’ai préparé un résumé de toutes ces durées de conservation. Tu peux télécharger la fiche (gratuitement, sans même me donner ton adresse mail 🎁), juste ici 👇

Fais maintenant une seconde passe avec en tête la durée de conservation des documents administratifs. Jette tout ce qui est obsolète et garde uniquement ce qui doit l’être.

Comme précédemment, si tu tombes sur des papiers à traiter, mets les de côté sur une pile spéciale pour bien les identifier

Version numérique ou version papier, laquelle garder ?
Si un document t’est transmis sous format numérique (par le biais d’un courrier électronique ou en téléchargement sur un site internet), tu peux le conserver sous format numérique.
En revanche, si le document vous est transmis sous format papier (remis en main propre ou adressé par courrier), conserve l’original, en support papier. En le scannant, la version numérisée a valeur de copie, alors que l’original peut t’être demandé ultérieurement.

Pour classer les documents numériques, je te conseille d’utiliser la même arborescence que pour les documents papier. Tu t’y retrouveras beaucoup plus facilement si tout est classé de la même façon. Je te la présente juste après.

4. Traite les papiers en attente

Normalement, si tu avais du retard dans le traitement de tes documents, tu as dû identifier des papiers à traiter, à remplir, des chèques ou des paiements à renvoyer.

Une fois tous regroupés, il va falloir t’en occuper en priorité. Avant de commencer, vérifie que tu as des enveloppes et des timbres à disposition pour ne pas avoir à courir au dernier moment. Installe-toi confortablement et traite-les. S’il te manque des informations pour traiter le document, demande-les et mets-le dossier en attente, dès que tu recevras cette information, tu pourras le traiter.

N’oublie pas par la suite de faire un tour toutes les semaines sur tes documents en attente pour relancer les personnes si cela prend trop de temps.

Quand tu traites un document, traite-le en une seule fois (si tu le peux).  Ne t’arrête pas avant de l’avoir mis dans l’enveloppe timbrée, sinon tu risques d’oublier de remplir une rubrique, de procrastiner encore un peu. Et, une fois la session faite, que tu as fini de traiter tes papiers, que tes enveloppes sont prêtes à être postées, ne t’arrête pas en si bon chemin… Sors poster les lettres, il y a forcément une boite aux lettres près de chez toi, ce sera fait et vous n’y aurait plus à y penser. Une bonne chose de faite.

5. Range et classe

Une fois les documents réduits au strict minimum, il faudra les ranger.

Il y a deux catégories de rangement. Les papiers à archiver, ceux qui ne servent pratiquement jamais, mais qu’il faut garder (les vieux bulletins de salaire, les papiers de notaires…). Ensuite, ceux qui doivent rester à porter de main, car on peut te les demander pour remplir un dossier ou autre.

Garde à portée de main ce qui doit l'être

Les rangements doivent être simples et rapides à utiliser. Si cela est trop complexe, les papiers vont finir par s’entasser sur le bureau.

Il te faut avoir en tête : la règle du moins de gestes possibles. Pour ranger un papier, tu dois faire le moins de gestes possible. 3 gestes au maximum, sinon le système rangement ne sera pas utilisé (on est tous un peu feignant par nature). Avec cette règle :

  • Fini les papiers à perforer et à mettre dans un classeur. 
  • Fini les papiers à mettre dans une pochette à rabat et à classer dans un dossier supplémentaire,
  • Fini les feuilles à mettre une à une dans des pochettes transparentes avant de les classer

En un mot, il faut que cela soit simple et efficace. Je te conseille les petits meubles à dossiers suspendus que l’on peut mettre sous un bureau. Ikea fait aussi de très beaux range revues que tu peux installer sur une étagère. Vous pouvez identifier les grandes familles de documents à mettre dedans, un pour la santé, un pour la famille, un travail, un pour la maison…

Quelle arborescence choisir ?

Pour ce qui est du classement des documents, je te conseille une arborescence assez simple. Elle doit être la même pour les documents numériques sur ton ordinateur. Comme cela, tu ne perdras pas de temps à les rechercher. Pour que cela soit plus facile pour toi, comme tout à l’heure, je t’ai préparé une fiche avec un exemple d’arborescence à utiliser. À toi de la personnaliser avec la composition de ta famille, tes spécificités… Tu peux la télécharger en cliquant sur le bouton juste en dessous 👇

6. Archive le reste

La dernière étape pour finir d’organiser tes papiers, est d’archiver les documents qui ne doivent pas être souvent consultés. Les boites à archives sont parfaites pour cela, tu peux en retrouver un peu de partout dans des magasins spécialisés ou de grande distribution.

N’oublie surtout pas d’étiqueter chaque boite avec tous les dossiers qu’elle contient.

Une dernière astuce, tu peux regrouper les papiers par année dans une pochette transparente. Par exemple, mettre tous les bulletins de salaire de 2020 dans une seule pochette. Tu peux les classer ensuite par ordre chronologique et les étiqueter. Comme cela, ce sera plus facile pour trouver les bons papiers, tu n’auras qu’à chercher l’année.

De même pour les relevés de comptes bancaires, si vous les avez encore en version papier. Ils ne se gardent que cinq ans. Archive-les en les classant par année. (Pochettes transparentes ou papier) et identifie bien l’année concernée. Comme cela, en début d’année, tu pourras archiver l’année précédente et enlever rapidement tout ce qui a plus de cinq ans !

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Laure-ganisatrice – Home Organiser

A propos de l’auteur

Je suis experte en organisation et j’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie

Je peux directement intervenir au domicile pour des sessions de désencombrement tout autour de Toulouse ou à distance avec des ateliers, formations et outils !