J’ignore si tu es team papier ou team numérique. Mais, si tu es adepte du papier, alors tu dois surement te demander comment bien choisir ton agenda. Mais, aussi surtout apprendre à l’utiliser efficacement durant l’année.
Tu penses peut-être qu’acheter un agenda en début d’année civile ou d’année scolaire fera de toi une personne organisée. Cependant, quel que soit le format, l’achat ne suffit pas, il faut bien le choisir et apprendre à l’utiliser pour qu’il devienne un allié/pilier de ton quotidien.
Dans cet article, je vais t’expliquer comment faire le bon choix et comment optimiser son utilisation.
Bien choisir ton agenda papier pour une meilleure organisation
Acheter l’agenda que l’on t’a conseillé sans même le regarder et savoir s’il t’est adapté est une grossière erreur. Il en existe une multitude, qui sont presque tous différents. À toi de choisir celui qui te correspond le plus en fonction de tes goûts (simple ou artistique) et de ceux que tu as à gérer dedans (la vie de famille ou une grande entreprise).
Voici une liste de questions qui pourront vous aider à choisir l’agenda qui vous convient le mieux.
Identifier tes besoins et préférences
Pose-toi les bonnes questions : année scolaire (début en septembre) ou civile (début en janvier pour la nouvelle année), pour un usage pro/perso. Veux-tu des trackers ou des outils de développement personnel, etc. Voici une liste de questions qui pourront t’aider à choisir ton compagnon qui te convient le mieux.
Les questions à te poser
- Préfères-tu une version papier ou électronique ?
- L’utilises-tu uniquement pour le travail, pour la maison ou pour les deux ?
- L’utilises-tu pour y inscrire seulement tes tâches à faire, tes rendez-vous ou bien les deux ?
- Préfères-tu une planification à la journée ou à la semaine ?
- Aimes-tu lorsqu’un agenda se concentre exclusivement sur la planification ou alors, souhaites-tu des exercices d’introspection et de développement personnel ?
-
Veux-tu qu’il possède des trackers, pour noter tes habitudes ?
Lorsque tes besoins seront explicitement identifiés, tu pourras passer à l’étape achat, et commencer à regarder ceux qui peuvent te convenir. Une fois tous tes critères définis, ton choix sera plus facile à faire.
Les différents types d'agendas
Il existe une multitude d’agendas différents, à toi de trouver celui qui te correspond :
- Le journalier dans lequel chaque date prend une page entière,
- Le familial avec des astuces pour organiser ta vie de famille (l’organiseur familial mémoniak est parfait pour ça),
- Celui avec une grille-horaire, un planning journalier très détaillé,
- L’hebdomadaire où tu auras un aperçu de ta semaine sur une double page en un coup d’œil…
La taille, le type de reliure, et les détails
Pense aussi à la taille de ton agenda papier, faut-il qu’il rentre dans ton sac à main (prévoir un format A6), ou vas-tu l’utiliser seulement dans sur ton bureau ? Dans ce cas-là, un A5 est parfait.
Mais, il faut penser maintenant à la reliure. S’il reste ouvert sur ton bureau, tu peux partir sur une reliure spirale. Cependant, si tu dois le mettre dans ta sacoche ou ton cartable, et qu’il faut qu’il soit résistant, alors pars plus sur un relié avec une couverture rigide.
Je sais, cela fait beaucoup de questions pour un simple agenda. Mais, il va t’accompagner durant toute une année, et si tu le choisis, qu’il te corresponde vraiment et qu’il te plait, alors tu auras plus tendance à l’utiliser, à planifier. Et finalement, tu vas améliorer ton organisation avec ton agenda parfaitement adapté à ta personnalité ! Ce sera ton cerveau externe, ton organiseur de vie !
Et, encore, je ne te parle pas de tous les petits détails comme les différents plannings (annuel, calendrier mensuel, les vacances par zone, la liste des anniversaires…), le répertoire de tes contacts ou une pochette pour ranger les feuilles volantes que tu peux retrouver. Sur chaque page de ton organisateur tu peux vouloir aussi un petit espace bloc-notes pour prendre des notes ou faire une mini-todolist. Tu peux aussi personnaliser ton agenda avec des photos. Pour un agenda complet, le choix est vaste, le plus dur est de le faire (et je ne te parle pas de prix).
Quand tous tes critères sont validés, essaie de choisir un agenda qui te plait. Cela facilitera son utilisation, et tous les petits plaisirs au quotidien sont bons à prendre
Si tu ne connais pas encore la marque française my365, je te conseille d’aller faire un tour sur mon article qui te présente leurs agendas, ou directement sur leur boutique, tu y trouveras à coup sûr ton bonheur. Ils possèdent une large gamme d’agendas. Tu y trouveras des journaliers, des semainiers ou bullet. Il y a différents coloris, et différentes reliures (spirale, couverture souple ou rigide). Tu dénicheras forcément ton bonheur chez eux; c’est une marque que j’utilise et que je conseille à mes amies depuis des années. Tous les produits sont fabriqués en France de manière écologique.
Planifier à l’avance
Apprendre à planifier pour mieux s'organiser
Avoir un agenda, c’est bien, bien l’utiliser, c’est encore mieux. Je te conseille de planifier tes journées et si c’est possible tes semaines à l’avance. Planifier n’est pas une perte de temps, c’est un investissement. À force de pratiquer la planification, tu vas progresser et mieux estimer les durées de certaines actions. Cela ne sera pas parfait dès le début, mais il faut persévérer.
Pour planifier ta semaine, tu peux utiliser ta to-do list et la matrice Eisenhower pour la prioriser. Une fois tout planifié, tu n’hésiteras plus le matin pour savoir ce que tu dois faire, tout est prévu, et tu pourras directement attaquer tes actions. Tu seras beaucoup plus efficace.
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Utiliser les blocs de temps (le time blocking)
Le time blocking est un rendez-vous que tu planifies avec toi-même. Il y a une heure de début, une heure de fin et un sujet précis. La seule différence, c’est que tu es seule à ce rdv (d’où le danger de le reporter éternellement ?).
L’objectif du time blocking est de dédier une période fixe à une tâche qui aura été préalablement définie. Ils peuvent être de la durée de ton choix. Mais, je te conseille d’y aller avec des blocs de minimum une heure pour être plus efficace et pouvoir bien te concentrer sur une tâche.
Par exemple, tu peux consacrer une heure le lundi soir à répondre à tous tes courriers administratifs et classer les papiers en attente.
Tu peux aussi bloquer des rendez-vous avec toi-même pour des choses sympas, comme le bain du jeudi soir 🙂
Tu peux les utiliser dans la vie perso, mais aussi pro, où tu peux noter d’avancer sur un projet particulier, ou répondre à tous tes mails sur une session d’une heure… La liste peut être longue. Par exemple, écrire tous tes épisodes de podcast d’un coup. Envoyer tous les mails de démarchage de sponsor d’un coup. Préparer tous les repas d’un coup, traiter tout le courrier en retard simultanément…
Prévoir des marges de manœuvre
Le plus dur lorsque l’on planifie, c’est de prévoir des délais serrés et d’être en retard en permanence. Rien de plus stressant et épuisant. On n’est jamais satisfaite de soi, on a le sentiment de ne pas avoir avancé du tout.
Il faut donc bien estimer la durée que tu vas mettre pour effectuer chaque activité. N’oublie pas de prévoir une marge de manœuvre, car généralement, c’est plus long que prévu (voir les 9 lois pour mieux gérer son temps dans le kit productivité) et d’accepter un peu de flexibilité. Accepter de déplacer ses blocs en cas d’imprévu (il y en a toujours). Prévoir des temps morts. C’est-à-dire des périodes sans rendez-vous, sans tâches imposées dans son emploi du temps, pour faire les nombreuses petites choses que tu reportes sinon.
Pour ma part, être organisée ne veut pas dire planifier et ne pas déroger à ce que l’on a prévu. C’est planifier pour mieux faire face à l’imprévu et pouvoir prendre des instants pour soi.
Prioriser et classifier
Priorise
Lorsque tu planifies, tu as envie de faire 42 choses par jour (par exemple) et toutes ne seront pas réalisées, car ce chiffre est énorme. Alors, je te conseille d’en prioriser quelques-unes, celles qui te feront avancer vers tes objectifs (pro ou perso). Tu peux aussi utiliser la matrice Eisenhower pour t’aider à mieux définir tes priorités.
Indique dans ton agenda que ces tâches/ce rendez-vous est prioritaire avec une petite 
de couleur par exemple. Comme cela, d’un seul coup d’œil, tu pourras l’identifier dans ton planning.
Utilise des stylos, crayons ou feutres que tu aimes bien pour remplir ton agenda, tes préférés. C’est tout bête, mais comme pour ton agenda, si tu as des objets que tu apprécies et que tu prends plaisir à utiliser. Tu auras alors plus tendance à être heureuse lorsque tu vas t’installer pour remplir ton planning hebdomadaire.
Ne planifie que 3 tâches prioritaires par jour de la semaine.
Les faire de préférence au début, comme cela, tu auras l’esprit libre pour la suite. Tu auras un sentiment d’avancement. Il vaut mieux planifier « seulement » 3 tâches qui te font avancer vers tes objectifs par jour et vraiment les faire quotidiennement, qu’en planifier une multitude, n’en faire que la moitié et être découragée… Tu avanceras mieux sur le long terme.
Classifie
Je te conseille d’utiliser les couleurs avec sur ton agenda. Que ce soit en version numérique ou papier, cela va t’aider à faire ressortir la répartition de ton temps. À toi de choisir les catégories que tu veux faire apparaitre en fonction de l’utilisation pro ou perso que tu fais de celui-ci.
Ne pas laisser ton agenda dans un coin
Outre la référence, cela ne sert à rien d’avoir un agenda avec tes rendez-vous notés, tes tâches quotidiennes définies, si tu ne le consultes jamais. Au plus tu vas le consulter, au plus il va t’être utile. Cela permet
- de ne pas essayer de retenir des informations qui s’y trouvent (charge mentale en moins),
- de bien anticiper certaines choses à faire,
- de savoir le temps dont tu as à disposition. Il sera alors mieux utilisé, et tu auras moins de stress, et moins d’ambitions inaccessibles.
Je te conseille de regarder ton calendrier journalier au moins 3 fois par jour et au quotidien.
- Le matin avant de commencer la journée pour connaitre ton programme, tes priorités… De quoi bien rentrer dans le bain.
- En milieu de journée afin d’ajuster si nécessaire. En cas de retard sur certaines tâches, d’imprévu et d’urgence de dernière minute par exemple…)
- En fin de journée pour faire le bilan de la journée, voir les tâches que tu dois reporter et se préparer au lendemain.
Voilà mes recommandations pour faire de ton agenda papier un vrai allié et t’aider à mieux gérer ton temps, sans stress ni culpabilité. Teste, ajuste et trouve ce qui te correspond vraiment. Souviens-toi, l’important n’est pas d’être parfaite, mais d’avancer à ton rythme, en douceur. J’espère que cet article t’apportera plus de sérénité et de temps pour toi grâce au fidèle compagnon que peut être ton agenda.
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Pour aller plus loin
Voici les articles qui devraient t’aider à mieux t’organiser
- 6 choses à faire en début de mois pour mieux s’organiser
- My 365 : mes agendas coup de cœur
- Comment bien organiser sa semaine
- Utiliser la technique Pomodoro pour gagner en efficacité au quotidien
- Je définis mes priorités pour ne pas les oublier
- Savoir dire non sans culpabiliser : 5 clés pour s’affirmer avec respect et bienveillance
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Il contient 3 PDF pour mieux t’organiser
Les 9 lois de la gestion du temps
30 conseils pour augmenter ta productivité
Apprendre à définir ses objectifs et s’organiser pour les atteindre
A propos de l’auteur
Je suis experte en organisation et j’accompagne les mamans débordées qui en ont marre de tout porter seules.
Ensemble, on simplifie ta maison, ton quotidien et ta charge mentale pour que tu te sentes enfin apaisée chez toi.
Je peux venir directement à ton domicile autour de Toulouse pour des sessions de désencombrement bienveillantes, ou t’accompagner à distance avec des ateliers, formations et outils concrets.