Je reçois souvent ces questions pour organiser ses papiers par mail :
- Je n’ai jamais trié et organisé mes documents, tout est en vrac, par quoi je commence ?
- J’ai envie de mettre de l’ordre dans mes papiers, mais par où commencer ?
- J’ai la phobie administrative et j’aimerais en finir avec les retards dans mon courrier !
Si tu es dans ce cas, alors cet article va t’intéresser, je vais t’expliquer ma méthodologie simple, mais complète pour en finir avec la pile de documents importants à traiter qui t’attend sagement sur ton bureau !
1. Regroupe tous tes papiers au même endroit
Pour bien organiser tes papiers, je te conseille de les regrouper tous au même endroit avant de faire le tri. Il n’y a rien de plus démoralisant que d’attaquer le tri et de tomber sur une pile oubliée et de devoir encore la traiter.
Il y a de grandes chances qu’ils soient éparpillés un peu de partout. N’oublie aucune zone avant de passer à l’action :
- Le meuble d’entrée
- Le dessus du bureau
- Les tiroirs de la cuisine
- La boite aux lettres (si tu es dans le déni le plus total depuis longtemps).
- La voiture
- Les marches de l’escalier
- Les boites fourre tout !
- etc
Alors, rassure-toi, cela peut être assez déprimant. En effet, c’est à ce moment-là que tu vas vraiment t’apercevoir qu’il y en a énormément. Mais je suis là pour te guider.
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2. Fais un premier tri (le plus facile)
Une fois regroupés, fais un premier tri dans la pile, ne garde que l’essentiel. Ouvre toutes les enveloppes, jette directement à la corbeille ce qui est inutile et qui n’a pas besoin d’être conservé :
- Les enveloppes,
- les publicités,
- les flyers,
- les invitations obsolètes…
Normalement, le tas devrait bien diminuer. Si tu tombes sur des courriers à traiter, à renvoyer, tu peux directement les mettre de côté sur une pile spéciale pour bien les identifier. Il peut y avoir des feuilles de soins à renvoyer à la CPAM, des factures à acquitter…
Les feuilles de soin à renvoyer à la CPAM
Tu disposes de deux ans au maximum pour les envoyer à ta CPAM et te faire rembourser. Cela prend peu de temps pour la remplir, alors n’hésite pas à le faire au fur et à mesure au risque de ne pas te faire rembourser. Dans la plupart des cas, il te faudra seulement remplir tes nom et prénom, ton numéro de Sécurité sociale et ta date de naissance. N’oublie pas non plus de la signer tout en bas.
3. Ne garde que les documents qu'il te faut garder
Les documents administratifs ont tous une durée de conservation (définie par Bercy). Au-delà de cette durée légale, cela ne sert à rien de les conserver, ils n’ont plus aucune preuve juridique. Certains doivent être gardés à vie (les fiches de paie, le livret de famille…). En revanche, cela ne sert à rien de garder une facture d’électricité d’il y a 10 ans ou de vieux contrats d’assurance pour des véhicules que tu n’as plus…
Lorsque tu organises tes papiers, pour ne pas te laisser envahir, il est nécessaire de garder que ce qui est nécessaire. Je t’ai préparé un résumé de toutes ces durées de conservation. Tu peux télécharger la fiche (je te l’offre c’est🎁), juste ici 👇
Fais maintenant une seconde passe avec en tête la durée de conservation des documents administratifs. Jette tout ce qui est obsolète et conserve uniquement ce qui doit l’être.
Comme précédemment, si tu tombes sur des documents à traiter, mets-les de côté pour bien les identifier.
Version numérique ou version papier, laquelle garder ?
Si un document t’est transmis sous format numérique (par le biais d’un courrier électronique ou en téléchargement sur un site internet), tu peux le conserver sous format numérique. En revanche, si le document t’est transmis sous format papier (remis en main propre ou adressé par courrier), conserve l’original, en support papier. En le scannant, la version numérisée a valeur de copie, alors que l’original peut t’être demandé ultérieurement.
Pour classer les documents numériques, mieux vaut utiliser la même arborescence que pour les documents papier. Tu t’y retrouveras beaucoup plus facilement si tout est classé de la même façon. Je te la présente juste après.
4. Traite les papiers en attente
Normalement, si tu avais du retard dans le traitement de tes documents, tu as dû en identifier à traiter, à remplir, des chèques ou des paiements à renvoyer.
Une fois tous regroupés, il va falloir t’en occuper en priorité. Avant de commencer, vérifie que tu as des enveloppes et des timbres à disposition pour ne pas avoir à courir au dernier moment. Installe-toi confortablement et traite-les. S’il te manque des informations pour traiter le document, demande-les et mets le dossier en attente. Dès que tu recevras cette information, tu pourras le traiter.
N’oublie pas par la suite de faire un tour toutes les semaines sur tes documents en attente pour relancer les personnes si cela prend trop de temps.
Quand tu traites un document, traite le en une seule fois (si tu le peux). Ne t’arrête pas avant de l’avoir mis dans l’enveloppe timbrée, sinon tu risques d’oublier de remplir une rubrique, de procrastiner encore un peu. Et, lorsque la session est faite, que tu as fini de tout traiter, que tes enveloppes sont prêtes à être postées, ne t’arrête pas en si bon chemin… Sors poster les lettres, il y a forcément une boite aux lettres près de chez toi, ce sera fait et tu n’auras plus à y penser. Une bonne chose de faite.
Si tu cherches des solutions de rangement à la fois durables et esthétiques, je te recommande la marque suisse Rotho. Leur expertise de plus de 130 ans leur permet de proposer des produits à la fois pratiques et écoresponsables.
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Grâce à lui, fini les papiers sur le meuble d’entrée ! En quelques gestes, le premier tri est fait, et tu gagnes un temps précieux pour la suite.
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5. Range et classe
Maintenant que tes documents sont réduits au strict minimum, il faudra les ranger.
Il y a deux catégories de rangement. Les documents importants à archiver, ceux qui ne servent pratiquement jamais, mais qu’il faut garder (les vieux bulletins de salaire, les papiers de notaires…). Ensuite, ceux qui doivent être gardés sous la main, car on peut te les demander pour remplir un dossier ou autre.
Pour les documents personnels à archiver, rien ne vaut les boites à archivage que tu peux trouver de partout. Ils ne serviront quasiment jamais mais doivent être gardés. Pour cela, utilise le fond d’une armoire pour bien les ranger , c’est parfait !
Garde à portée de main ce qui doit l'être
Les rangements doivent être simples et rapides à utiliser. Si cela est trop complexe, les papiers vont finir par s’entasser sur le bureau.
Il te faut avoir en tête : la règle du moins de gestes possibles. Pour ranger un document, tu dois faire le moins de gestes possible. Trois gestes au maximum, sinon le rangement ne sera pas utilisé (on est tous un peu feignants par nature). Avec cette règle, tu vas pouvoir ranger efficacement et :
- Fini les papiers à perforer et à mettre dans un classeur.
- Fini les papiers à mettre dans une pochette à rabat et à classer dans un dossier supplémentaire,
- Fini les feuilles à mettre une à une dans des pochettes transparentes avant de les classer
Tu l’auras peut-être compris, je n’aime pas les classeurs pour ranger ses documents. Il faut que cela soit simple et efficace. Lorsque tu mets tout dans des classeurs, à chaque nouveau document, tu doit trouver ta perforatrice ou des pochettes transparentes, et généralement cela finit en feuille glissée dans le classeur en attente de plus tard.
Je te conseille les petits meubles à dossiers suspendus que l’on peut mettre sous un bureau. Ikea fait aussi de très beaux range revues que tu peux installer sur une étagère. De plus, tu peux identifier les grandes familles de documents à mettre dedans, un pour la santé, un pour la famille, un pour le travail, un pour la maison… De quoi tout ranger de manière organisée.
Quelle arborescence choisir ?
Pour ce qui est du système de classement des documents, je te conseille une arborescence assez simple. Elle doit être la même pour ceux numériques sur ton ordinateur. Comme cela, tu ne perdras pas de temps à les rechercher. Pour que cela soit plus facile pour toi, comme tout à l’heure, je t’ai préparé une fiche avec un exemple d’arborescence à utiliser. À toi de la personnaliser avec la composition de ta famille, tes spécificités… Tu peux la télécharger en cliquant sur le bouton juste en dessous 👇
6. Archive le reste
Pour finir d’organiser tes papiers, il va te falloir archiver les documents importants qui ne doivent pas être souvent consultés. Les boîtes à archives sont parfaites pour cela, tu peux en retrouver un peu de partout dans des magasins spécialisés ou de grande distribution.
N’oublie surtout pas d’étiqueter chaque boite avec tous les dossiers qu’elle contient.
Une dernière idée : tu peux regrouper les papiers qui doivent être conservés par année dans des pochettes plastiques. Par exemple, mettre tous les bulletins de salaire de 2020 dans une seule pochette. Tu peux les classer ensuite par ordre chronologique et les étiqueter. Comme cela, ce sera plus facile pour trouver les bons papiers, tu n’auras qu’à chercher la bonne pochette.
De même pour les relevés de comptes bancaires, si tu les as encore en version papier. Ils ne se gardent que cinq ans. Archive-les en les classant par année. (Pochettes transparentes ou papier) et identifie bien la date concernée. Comme cela, en , tu pourras archiver celle précédente et enlever rapidement tout ce qui a plus de cinq ans !
En conclusion
Mettre en place une astuce pour ranger ses papiers administratifs, ce n’est pas seulement gagner de la place : c’est surtout t’offrir plus de sérénité. Même si la tâche peut sembler décourageante au début, chaque petite avancée te rapproche d’un bureau rangé et d’un esprit plus léger. Prends le temps d’adapter ces 6 étapes à ta réalité, avance à ton rythme, et rappelle-toi : il n’y a pas de méthode parfaite, seulement celle qui te convient vraiment. Tu verras, avec un peu de régularité et beaucoup de bienveillance envers toi-même, tu vas vite ressentir les bénéfices d’une organisation simple et durable.
Pour t'accompagner pas à pas 📚
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A propos de l’auteur
Je suis experte en organisation et j’accompagne les mamans débordées qui en ont marre de tout porter seules.
Ensemble, on simplifie ta maison, ton quotidien et ta charge mentale pour que tu te sentes enfin apaisée chez toi.
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