Partir en vacances, c’est toujours un moment de joie et d’excitation. Cependant, laisser son travail en suspens peut être source de stress. Pour éviter cela, il est essentiel de bien s’organiser avant de partir. Dans cet article, je te partage mes meilleures astuces pour préparer ton départ en vacances de manière sereine et efficace. Que tu sois à la tête d’une petite entreprise ou salariée dans une grande structure, ces conseils t’aideront à anticiper ton retour et à profiter pleinement de tes vacances. 🏖️🌞
Anticipe ton retour
Fais une to-do list des différents sujets à traiter à ton retour
Liste les sujets à aborder en premier et les personnes à contacter en priorité le jour de ta reprise. Cette anticipation te libérera l’esprit et te permettra d’être efficace, d’entrée de jeu, à ton retour.
Durant ton absence, tu vas recevoir de nombreux mails qu’il te faudra aussi traiter, classer ou supprimer. Prévois du temps dans ton planning pour la gestion de ces mails et les tâches qui y seront associées.
Fais un peu de ménage sur ton ordinateur
Trie le répertoire Téléchargements
Un véritable répertoire fourre-tout ou même de travail, il faut prendre le temps de le vider de temps en temps pour ne pas laisser les Mo s’entasser.
- Efface tous les fichiers d’installation (*.exe, *.dmg, *.install…). Si les programmes sont installés, ils ne sont d’aucune utilité.
- Range les documents dans leurs dossiers. Les documents que tu as téléchargés et qui doivent être conservés n’ont pas à se trouver dans ton répertoire Téléchargements. Place-les dans le répertoire adéquat dans Mes documents. Pour t’y retrouver facilement, je te conseille d’utiliser la même arborescence pour tes papiers physiques que pour tes documents numériques. Tu perdras moins de temps à les chercher.
- *Décompresse les .zip et range les documents dans leurs dossiers respectifs.
- Supprime les fichiers inutiles, les documents que tu as téléchargés pour un usage unique ou que tu as traités et qu’il ne sert à rien de garder.
- Vide ta corbeille.
Fait le ménage sur ton bureau (numérique)
Comme pour le répertoire Téléchargements, ton bureau peut rapidement devenir un répertoire fourre-tout. Reprends la liste ci-dessus 👆 et applique les mêmes actions, mais cette fois-ci pour ton bureau.
Vide ta boîte mail
Sais-tu que supprimer 30 e-mails équivaut à économiser 24 h de consommation d’une ampoule ? Supprimer des mails est aussi bon pour le moral, la charge mentale que pour la planète.
Les mails à supprimer sans hésiter
Trier les mails non lus et/ou en suivi
Si tu es plutôt du genre à laisser les mails s’entasser sans les ouvrir et que ta boîte de réception affiche 420 mails non lus depuis quatre ans, cela ne sert à rien de les garder. Si tu ne les as pas lus depuis 4 ans, c’est que tu peux les supprimer. (Si tu ne les as pas ouverts pour penser à les traiter, sur Gmail, utilise plutôt ⭐ pour indiquer le suivi).
Gmail permet de faire ressortir tes messages non lus en tapant dans la barre de recherche « is
». Cela va te permettre de tous les afficher et de les traiter un par un.
Même si je les supprime souvent au fur et à mesure, j’ai pris le temps de faire une passe sur tous mes mails (pro et perso) au début du printemps, et je suis passée de 3418 mails stockés à 418 💪.
Programme un message d’absence
Avant de partir, n’oublie pas de programmer le mail qui sera automatiquement envoyé aux personnes qui te contacteront pendant tes vacances. Trois éléments essentiels doivent figurer dans ton message :
- La période durant laquelle tu n’es pas disponible (si tu réutilises une réponse automatique programmée l’année dernière, pense à mettre les dates à jour).
- La raison de ton absence. Indique simplement que tu es en congé pour éviter que ton interlocuteur ne tente de te contacter par d’autres moyens.
- La personne à contacter en cas d’urgence. Pense à fournir l’adresse mail ou le numéro de téléphone du collègue en question.
À ton retour de vacances, n’oublie pas non plus de répondre à tes mails ET de désactiver tes paramètres de réponse automatique !
Range ton bureau
Tu auras plus envie de revenir au bureau si tu sais que tu vas retrouver un espace propre et ordonné. Pour aborder la rentrée du bon pied !
- Classe tes documents.
- Jette les papiers inutiles.
- Range tes fournitures.
En plus d’avoir un bureau motivant pour la reprise, tu verras qu’un bureau rangé améliorera ta concentration au quotidien. Je t’explique dans cet article comment est organisé le mien.
Déconnecte (pour de vrai) !
À l’heure du tout numérique, que l’on travaille dans une multinationale ou à son compte, on peut être contacté tout le temps et par de nombreux canaux de communication (mails, WhatsApp, Instagram, etc.). Il est vital de déconnecter pour recharger ses batteries (pro ou perso) 🪫🔋. N’oublie pas la loi d’Illitch (cf le kit productivité), qui dit qu’au-delà d’un certain seuil de travail, ton efficacité décroît. Et bien, elle n’est pas valable que durant une journée de travail, mais aussi pour toute l’année. Prends de vraies vacances, tu seras bien meilleure et efficace à la rentrée.
😉 C’est pour moi la partie la plus difficile de cette to-do list pré-vacances, car j’ai beau anticiper le maximum de choses avant mes vacances, j’ai souvent de grandes idées qui viennent au beau milieu de la nuit durant les vacances 😭.
Tu veux être plus productive et efficace dans le monde professionnel ou à la maison ?
Le kit productivité est parfait pour cela. Il va t’apprendre à gérer son temps et augmenter ta productivité, pour être efficace au quotidien et avancer sereinement sur tes objectifs.
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- ⌛Les 9 lois de la gestion du temps
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- 🎯Apprendre à définir ses objectifs et s’organiser pour les atteindre
Laure-ganisatrice – Home Organiser
A propos de l’auteur
Je suis experte en organisation et j’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie.
Je peux directement intervenir au domicile pour des sessions de désencombrement tout autour de Toulouse ou à distance avec des ateliers, formations et outils !