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6 astuces pour bien utiliser son agenda

J’ignore si tu es team papier ou team numérique.

Si tu es team papier, alors tu penses peut-être qu’acheter un agenda en début d’année (civile ou scolaire) fera de toi une personne organisée. Cependant, l’achat ne suffit pas, il faut bien le choisir et apprendre à l’utiliser pour qu’il devienne un allié/pilier de ton organisation quotidienne.

Dans cet article, je vais t’expliquer comment faire le bon choix pour ton agenda et comment optimiser son utilisation.

Si tu es team numérique et que tout ton emploi du temps est sur Google Agenda (ou autre), alors j’ai prévu de te faire bientôt un article spécifique sur ce sujet et comment configurer les agendas numériques pour que toute la famille puisse s’organiser et s’y retrouver. Tu peux déjà retrouver un autre article sur le sujet : Ne plus oublier les anniversaires grâce à Google Agenda

Choisir le bon agenda

Acheter l’agenda que l’on t’a conseillé sans même le regarder et savoir s’il est adapté à tes besoins est une grossière erreur. Il existe une multitude d’agendas, qui sont presque tous différents. À toi de choisir celui qui te correspond le plus en fonction de tes goûts (simple ou artistique) et ceux que tu as à gérer dedans (la vie de famille ou une grande entreprise).

Voici une liste de questions qui pourront vous aider à choisir l’agenda qui vous convient le mieux.

  • Préfères-tu un agenda papier ou électronique ?
  • Utilises-tu ton agenda uniquement pour le travail, pour la maison ou pour les deux ?
  • Utilises-tu ton agenda pour y inscrire seulement tes tâches à faire (todo list journalière), tes rendez-vous ou bien les deux ?
  • Préfères-tu une planification à la journée ou à la semaine
  • Aimes-tu lorsqu’un agenda se concentre exclusivement sur la planification ou alors, souhaites-tu des exercices d’introspection et de développement personnel ?
  • Veux-tu que ton agenda possède des trackers, pour noter tes habitudes ?

Lorsque tes besoins seront explicitement identifiés, tu pourras passer à l’étape achat, et commencer à regarder ceux qui peuvent te convenir. 

Conseil : Une fois tous tes critères validés, essaie de choisir un agenda qui te plait. Cela facilitera son utilisation, et tous les petits plaisirs au quotidien sont bons à prendre

Conseil :Si tu ne connais pas encore la marque française my365, je te conseille d’aller faire un tour sur mon article qui te présente leurs agendas, tu y trouveras à coup sûr ton bonheur. 

Apprendre à planifier pour mieux s'organiser

Avoir un agenda, c’est bien, bien l’utiliser c’est encore mieux. Je te conseille de planifier tes journées et si c’est possible tes semaines à l’avance. Planifier n’est pas une perte de temps, c’est un investissement

Si tu veux te servir de ton agenda que pour le côté pro, je te conseille de planifier ta semaine suivante dès le vendredi en fin de journée quand tu as les idées bien fraiches sur la semaine que tu as passée et que tu sais les tâches que tu veux faire la semaine suivante.

Si tu utilises ton agenda pour le côté perso, je te conseille de le faire le dimanche en fin d’après-midi.

Dans tous les cas, tu peux utiliser ta todo list et la matrice Eisenhower pour prioriser tes tâches. Une fois tes journées planifiées, tu n’hésiteras plus le matin pour savoir ce que tu dois faire, tout est prévu, et tu pourras directement attaquer ta journée. Tu seras plus efficace.

Conseil : Il existe de nombreuses astuces pour être plus productive/efficace au quotidien et mieux gérer son temps. Je te les enseigne dans le kit productivité, n’hésite pas à y jeter un coup d’œil.

Utilise les blocs de temps (le time blocking)

Le time blocking est une réunion que tu planifies avec toi-même. Il y a une heure de début, une heure de fin et un sujet précis. La seule différence, c’est que tu es seule à ce rendez-vous (d’où le danger de le reporter éternellement ?).

L’objectif des blocs de temps est de dédier une période fixe à une tâche qui aura été préalablement définie. Les blocs de temps peuvent être de la durée de ton choix. Mais, je te conseille d’y aller avec des blocs de minimum une heure pour être plus efficace et avoir le temps de te concentrer sur une tâche.

Par exemple, tu peux consacrer une heure le lundi soir à répondre à tous tes courriers administratifs et classer les papiers en attente.

Tu peux aussi bloquer des rendez-vous avec toi-même pour des choses sympas, comme le bain du jeudi soir 🙂

Tu peux utiliser les blocs de temps dans la vie perso, mais aussi pro, où tu peux noter d’avancer sur un projet particulier, ou répondre à tous tes mails sur une session d’une heure… La liste peut être longue. Par exemple, écrire tous tes épisodes de podcast d’un coup. Envoyer tous les mails de démarchages de sponsor d’un coup. Faire tous les repas de la semaine d’un coup, traiter tout le courrier en retard simultanément…

Prévoir des marges de manœuvre

Le plus dur quand on planifie sa semaine et les tâches que l’on souhaiterait faire, c’est prévoir des délais serrés et être en retard tout le temps. Rien de ne plus stressant et épuisant. On n’est jamais satisfaite de soi, on a le sentiment de ne pas avoir avancé du tout.

Il faut donc bien estimer son temps pour effectuer chaque tâche, prévoir une marge de manœuvre, car généralement, cela prend plus de temps que prévu (voir les 9 lois pour mieux gérer son temps dans le kit productivité) et accepter un peu de flexibilité. Accepter de déplacer ses blocs de temps en cas d’imprévu (il y en a toujours), prévoir des temps morts (sans rendez-vous, sans tâches imposées dans son planning, pour faire toutes les petites tâches que tu n’as pas le temps de faire sinon.

Pour moi, être organisée ne veut pas dire planifier et ne pas déroger à ce que l’on a prévu. C’est planifier pour mieux gérer l’imprévu.

Priorise et classifie les tâches

Priorise

Lorsque tu planifies ta semaine, généralement, tu as envie de faire 42 tâches par jour (par exemple) et toutes ne seront pas réalisées, car ce chiffre est énorme. Alors, je te conseille d’en prioriser quelques-unes, celles qui te feront avancer vers tes objectifs (pro ou perso). Tu peux aussi utiliser la matrice Eisenhower pour t’aider à mieux définir tes priorités. Petite astuce supplémentaire, indiquer dans ton agenda que ces tâches/ce rendez-vous/ce bloc de temps est prioritaire avec une petite étoile de couleur par exemple. Comme cela, d’un seul coup d’œil, tu pourras l’identifier.

Petite astuce supplémentaire : ne planifier que 3 tâches prioritaires par jour, et les faire de préférence en début de journée, comme cela, tu auras l’esprit libre pour la suite. Tu auras un sentiment d’avancement. Il vaut mieux planifier « seulement » 3 tâches qui te font avancer vers tes objectifs par jours et vraiment les faire quotidiennement, qu’en planifier une multitude, n’en faire que la moitié et être découragée… Tu avanceras mieux sur le long terme.

Classifie

Je te conseille d’utiliser les couleurs avec sur ton agenda. Que ce soit en version numérique ou papier, cela va t’aider à faire ressortir la répartition de ta semaine. À toi de choisir les catégories que tu veux faire apparaitre en fonction de l’utilisation pro ou perso de ton agenda.

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Ne pas laisser son agenda dans un coin

Outre la référence, cela ne sert à rien d’avoir un agenda avec tes rendez-vous notés, tes blocs de temps avec les tâches associées définis, si tu ne le consultes jamais. Au plus tu vas le consulter, au plus il va t’être utile. Cela permet 

  • de ne pas essayer de retenir des informations qui s’y trouvent (charge mentale en moins),
  • de bien anticiper certaines actions à faire, 
  • de savoir le temps dont tu as à disposition. Il sera alors mieux utilisé, et tu auras moins de stress, et moins d’ambitions inaccessibles.
 Je te conseille de le regarder au moins 3 fois par jour 
  • Le matin avant de commencer la journée pour connaitre ton programme, tes actions prioritaires… De quoi bien rentrer dans le bain.
  • En milieu de journée afin d’ajuster ton planning si nécessaire (en cas de retard sur certaines tâches, imprévus et urgences de dernière minute…)
  • En fin de journée pour faire le bilan de la journée, voir les tâches que tu dois reporter si besoin et se préparer à la journée du lendemain
  •  

Voilà mes 6 conseils pour mieux utiliser ton agenda. J’espère qu’ils te seront utiles. Si tu veux devenir plus efficace au quotidien, mieux gérer ton temps pour atteindre tes objectifs, je te conseille d’aller voir mon Kit Productivité ?

Laure-ganisatrice – Home Organiser

A propos de l’auteur

Je suis experte en organisation et j’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie

Je peux directement intervenir au domicile pour des sessions de désencombrement tout autour de Toulouse ou à distance avec des ateliers, formations et outils !