J’ignore si tu es team papier ou team numérique. Mais si tu es team papier alors tu dois surement te demander comment bien choisir et surtout comment bien l’utiliser efficacement et comment avoir une bonne organisation avec ton agenda papier.
Tu penses peut-être qu’acheter un agenda en début d’année civile ou d’année scolaire fera de toi une personne organisée. Cependant, l’achat ne suffit pas, il faut bien le choisir et apprendre à l’utiliser pour qu’il devienne un allié/pilier de ton organisation quotidienne.
Dans cet article, je vais t’expliquer comment faire le bon choix pour ton agenda et comment optimiser son utilisation.
Choisir le bon agenda
Acheter l’agenda que l’on t’a conseillé sans même le regarder et savoir s’il est adapté à tes besoins est une grossière erreur. Il existe une multitude d’agendas, qui sont presque tous différents. À toi de choisir celui qui te correspond le plus en fonction de tes goûts (simple ou artistique) et ceux que tu as à gérer dedans (la vie de famille ou une grande entreprise).
Voici une liste de questions qui pourront vous aider à choisir l’agenda qui vous convient le mieux.
Les questions à te poser
- Préfères-tu un agenda papier ou électronique ?
- Utilises-tu ton agenda uniquement pour le travail, pour la maison ou pour les deux ?
- Utilises-tu ton agenda pour y inscrire seulement tes tâches à faire (todo list journalière), tes rendez-vous ou bien les deux ?
- Préfères-tu une planification à la journée ou à la semaine
- Aimes-tu lorsqu’un agenda se concentre exclusivement sur la planification, l’organisation du temps ou alors, souhaites-tu des exercices d’introspection et de développement personnel ?
- Veux-tu que ton agenda possède des trackers, pour noter tes habitudes ?
Lorsque tes besoins seront explicitement identifiés, tu pourras passer à l’étape achat, et commencer à regarder ceux qui peuvent te convenir. Une fois tous tes critères définis, ton choix sera plus facile à faire.
Les différents type d'agenda
Il existe une multitude d’agendas différents, à toi de trouver celui qui te correpond
- l’agenda journalier ou chaque journée prend une page entière,
- l’agenda familial avec des conseils pour organiser ta vie de famille,
- l’agenda avec une grille-horaire, un planning journalier très détaillé,
- l’agenda hebdomadaire où tu auras un aperçu de ta semaine sur une double-page en un coup d’œil…
La taille, le type de reliure, et les détails
Pense aussi à la taille de ton agenda papier, faut-il qu’il rentre dans ton sac-à-main (prévoir un format de poche type A6), ou en as-tu besoin sous la main tout le temps sur ton bureau ? Dans ce cas-là, un A5 est parfait, mais il faut penser maintenant à la reliure. Si ton agenda reste tout le temps ouvert sur ton bureau, tu peux partir sur une reliure spirale. Cependant, si tu dois le mettre dans ta sacoche ou ton cartable, et qu’il faut qu’il soit résistant, alors part plus sur un agenda relié avec une couverture rigide.
Je sais, cela fait beaucoup de questions pour un simple agenda. Mais, il va t’accompagner durant toute une année (agenda scolaire ou annuel), et si tu le choisis, qu’il te correspond vraiment et qu’il te plait, alors tu auras plus tendance à l’utiliser, à planifier et finalement, tu vas améliorer ton organisation avec ton agenda papier parfaitement adapté à ta personnalité !
Et encore, je ne te parle pas de tous les petits détails comme les différents plannings que tu peux retrouver, le planning annuel, le petit espace bloc-notes sur chaque page pour prendre des notes ou faire une mini todo list.
Conseil : Une fois tous tes critères validés, essaie de choisir un agenda qui te plait. Cela facilitera son utilisation, et tous les petits plaisirs au quotidien sont bons à prendre
Conseil :Si tu ne connais pas encore la marque française my365, je te conseille d’aller faire un tour sur mon article qui te présente leurs agendas, ou directement sur leur boutique tu y trouveras à coup sûr ton bonheur. Ils possèdent de une large gamme d’agendas. Tu y trouveras des journaliers, des semainiers ou bullet. Il y a différents coloris, et différents types de reliures (spirale, couverture souple ou rigide), tu trouveras forcément ton bonheur chez eux. Tous les produits sont fabriqués en France de manière écologique.
Comment améliorer ton organisation avec ton agenda papier
Apprendre à planifier pour mieux s'organiser
Avoir un agenda, c’est bien, bien l’utiliser c’est encore mieux. Je te conseille de planifier tes journées et si c’est possible tes semaines à l’avance. Planifier n’est pas une perte de temps, c’est un investissement. À force de pratiquer la planification chaque semaine, tu vas progresser et mieux estimer les temps de certaines tâches, cela ne sera pas parfait dès le début, mais il faut persévérer.
Si tu as un agenda professionnel, je te conseille de planifier ta semaine suivante dès le vendredi en fin de journée quand tu as les idées bien fraiches sur la semaine que tu as passée et que tu sais les tâches que tu veux faire la semaine suivante.
Pour ton agenda personnel, je te conseille de planifier tes tâches le dimanche en fin d’après-midi.
Dans tous les cas, tu peux utiliser ta todo list et la matrice Eisenhower pour prioriser tes tâches. Une fois tes journées planifiées, tu n’hésiteras plus le matin pour savoir ce que tu dois faire, tout est prévu, et tu pourras directement attaquer ta journée. Tu seras plus efficace
Conseil : Il existe de nombreuses astuces pour être plus productive/efficace au quotidien et mieux gérer son temps. Je te les enseigne dans le kit productivité, n’hésite pas à y jeter un coup d’œil.
Utilise les blocs de temps (le time blocking)
Le time blocking est un rendez-vous que tu planifies avec toi-même. Il y a une heure de début, une heure de fin et un sujet précis. La seule différence, c’est que tu es seule à ce rdv (d’où le danger de le reporter éternellement ?).
L’objectif des blocs de temps est de dédier une période fixe à une tâche qui aura été préalablement définie. Les blocs de temps peuvent être de la durée de ton choix. Mais, je te conseille d’y aller avec des blocs de minimum une heure pour être plus efficace et avoir le temps de te concentrer sur une tâche.
Par exemple, tu peux consacrer une heure le lundi soir à répondre à tous tes courriers administratifs et classer les papiers en attente.
Tu peux aussi bloquer des rendez-vous avec toi-même pour des choses sympas, comme le bain du jeudi soir 🙂
Tu peux utiliser les blocs de temps dans la vie perso, mais aussi pro, où tu peux noter d’avancer sur un projet particulier, ou répondre à tous tes mails sur une session d’une heure… La liste peut être longue. Par exemple, écrire tous tes épisodes de podcast d’un coup. Envoyer tous les mails de démarchages de sponsor d’un coup. Faire tous les repas de la semaine d’un coup, traiter tout le courrier en retard simultanément…
Prévoir des marges de manœuvre
Le plus dur quand on planifie sa semaine et les tâches que l’on souhaiterait faire, c’est prévoir des délais serrés et être en retard tout le temps. Rien de ne plus stressant et épuisant. On n’est jamais satisfaite de soi, on a le sentiment de ne pas avoir avancé du tout.
Il faut donc bien estimer son temps pour effectuer chaque tâche. N’oublie pas prévoir une marge de manœuvre, car généralement, cela prend plus de temps que prévu (voir les 9 lois pour mieux gérer son temps dans le kit productivité) et accepter un peu de flexibilité. Accepter de déplacer ses blocs de temps en cas d’imprévu (il y en a toujours). Prévoir des temps morts. C’est-à-dire des périodes sans rendez-vous, sans tâches imposées dans son planning, pour faire toutes les petites tâches que tu n’as pas le temps de faire sinon.
Pour moi, être organisée ne veut pas dire planifier et ne pas déroger à ce que l’on a prévu. C’est planifier pour mieux gérer l’imprévu.
Priorise et classifie les tâches
Priorise
Lorsque tu planifies ta semaine, généralement, tu as envie de faire 42 tâches par jour (par exemple) et toutes ne seront pas réalisées, car ce chiffre est énorme. Alors, je te conseille d’en prioriser quelques-unes, celles qui te feront avancer vers tes objectifs (pro ou perso). Tu peux aussi utiliser la matrice Eisenhower pour t’aider à mieux définir tes priorités.
Petite astuce supplémentaire, indiquer dans ton agenda que ces tâches/ce rendez-vous/ce bloc de temps est prioritaire avec une petite ⭐ de couleur par exemple. Comme cela, d’un seul coup d’œil, tu pourras l’identifier dans ton emploi du temps.
Utilise des stylos, crayons ou feutres que tu aimes bien pour remplir ton agenda, tes préférés. C’est tout bête, mais comme pour ton agenda, si tu as des objets que tu apprécies et que tu prends plaisir à utiliser, alors tu auras plus tendance à être heureuse lorsque tu vas t’installer pour remplir ton planning hebdomadaire.
Petite astuce supplémentaire : ne planifier que 3 tâches prioritaires par jour de la semaine. Les faire de préférence en début de journée, comme cela, tu auras l’esprit libre pour la suite. Tu auras un sentiment d’avancement. Il vaut mieux planifier « seulement » 3 tâches qui te font avancer vers tes objectifs par jours et vraiment les faire quotidiennement, qu’en planifier une multitude, n’en faire que la moitié et être découragée… Tu avanceras mieux sur le long terme.
Classifie
Je te conseille d’utiliser les couleurs avec sur ton agenda. Que ce soit en version numérique ou papier, cela va t’aider à faire ressortir la répartition de ta semaine. À toi de choisir les catégories que tu veux faire apparaitre en fonction de l’utilisation pro ou perso de ton agenda.
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Ne laisse pas ton agenda dans un coin
Outre la référence, cela ne sert à rien d’avoir un agenda avec tes rendez-vous notés, tes blocs de temps avec les tâches associées définis, si tu ne le consultes jamais. Au plus tu vas le consulter, au plus il va t’être utile. Cela permet
- de ne pas essayer de retenir des informations qui s’y trouvent (charge mentale en moins),
- de bien anticiper certaines actions à faire,
- de savoir le temps dont tu as à disposition. Il sera alors mieux utilisé, et tu auras moins de stress, et moins d’ambitions inaccessibles.
- Le matin avant de commencer la journée pour connaitre ton programme, tes actions prioritaires… De quoi bien rentrer dans le bain.
- En milieu de journée afin d’ajuster ton planning si nécessaire. En cas de retard sur certaines tâches, imprévus et urgences de dernière minute par exemple…)
- En fin de journée pour faire le bilan de la journée, voir les tâches que tu dois reporter si besoin et se préparer à la journée du lendemain
Voilà mes 6 conseils avoir une bonne organisation avec ton agenda papier et pour améliorer sa gestion du temps. J’espère qu’ils te seront utiles. Si tu veux devenir plus efficace au quotidien, mieux gérer ton temps pour atteindre tes objectifs, je te conseille d’aller voir mon Kit Productivité ?
Pour aller plus loin
Voici les articles qui devraient t’aider à mieux t’organiser
Tu veux être plus productive et efficace dans le monde professionnel ou à la maison ?
Le kit productivité est parfait pour cela. Il va t’apprendre à gérer son temps et augmenter ta productivité, pour être efficace au quotidien et avancer sereinement sur tes objectifs.
Il contient 3 PDF pour mieux t’organiser
- ⌛Les 9 lois de la gestion du temps
- 💪 30 conseils pour augmenter ta productivité
- 🎯Apprendre à définir ses objectifs et s’organiser pour les atteindre
Laure-ganisatrice – Home Organiser
A propos de l’auteur
Je suis experte en organisation et j’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie.
Je peux directement intervenir au domicile pour des sessions de désencombrement tout autour de Toulouse ou à distance avec des ateliers, formations et outils !