Savoir comment s’organiser au travail est souvent un défi, surtout lorsque les journées semblent filer à toute vitesse et que les tâches s’accumulent. Pourtant, une bonne organisation est la clé pour être plus efficace, réduire le stress, et trouver un équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Si tu te sens parfois débordée, que tu n’avances pas dans ton planning ou si tu as l’impression de ne pas atteindre tes objectifs, il est peut-être temps de revoir tes méthodes.
Dans cet article, je te propose 7 astuces simples et pratiques pour t’apprendre comment s’organiser au travail de manière efficace. Ces conseils t’aideront à structurer ton quotidien, à mieux gérer tes priorités, et à maximiser ton efficacité.
Comprendre la différence entre efficacité, productivité et efficience
Avant de plonger dans les astuces, il est important de comprendre la différence entre ces termes souvent confondus. Nous cherchons toutes à être plus productives, mais ce n’est pas le Saint Graal !
Lorsqu’on parle de maximiser ses résultats au travail, trois termes reviennent souvent :
Productive : Être productive, c’est passer de « je ne fais pas grand-chose » à réellement accomplir des tâches. Quand tu deviens productive, tu achèves tes to-do lists, tu procrastines moins, et tu avances sur les différentes actions à mener.
Efficace : Devenir efficace, c’est aller au-delà de la productivité en déterminant clairement tes priorités. Tu as des objectifs clairs et tu gères ton temps en mettant l’accent sur les résultats plutôt que sur la quantité.
Efficiente : Pour devenir efficiente, tu cherches à atteindre tes résultats tout en y consacrant moins de temps et d’énergie. Cela implique de déléguer, d’automatiser et d’optimiser tes processus pour maximiser ton efficacité et ton temps.
Être productive n’est donc pas une fin en soi ; il vaut mieux chercher à être efficiente, c’est-à-dire efficace en avançant dans sa to-do list en fonction de ses objectifs et des priorités tout en optimisant ton temps.
1. Adopte une morning routine avec des micro-actions
Commencer ta journée du bon pied ne nécessite pas une routine matinale complexe ou contraignante. Au lieu de suivre des protocoles stricts comme ceux du « miracle morning », qui ne te correspondent peut-être pas, tu peux te concentrer sur de petites actions simples, mais efficaces qui te préparent mentalement et physiquement pour la journée à venir.
Par exemple, tu peux prendre cinq minutes pour faire un rapide tour de tes objectifs quotidiens, écrire trois choses pour lesquelles tu es reconnaissante, ou simplement savourer une tasse de thé ou de café en pleine conscience.
Ces micro-actions, bien que modestes, t’aideront à te sentir plus alignée avec tes objectifs et plus sereine face aux défis de la journée.
2. Priorise tes tâches avec la méthode MoSCoW
Pour gérer efficacement tes priorités et éviter de te perdre dans une multitude de tâches, la méthode MoSCoW est un outil précieux. Elle te permet de catégoriser tes tâches en quatre groupes :
- Must have : indispensable,
- Should have : important, mais non critique,
- Could have : utile, mais non essentiel,
- Won’t have : non prioritaire.
Par exemple, la préparation d’un rapport pour un projet majeur pourrait être classée comme « Must have ». Alors que répondre à des emails non urgents pourrait figurer dans « Could have ». En suivant cette méthode, tu pourras non seulement gagner en clarté, mais aussi en efficacité, en concentrant ton énergie sur ce qui compte vraiment.
Différences clés entre la matrice Eisenhower et la méthode MoSCow
- MoSCoW est souvent utilisée pour planifier des projets, déterminer des fonctionnalités essentielles et gérer des priorités à moyen ou long terme.
- La matrice Eisenhower est plus adaptée pour la gestion du temps au jour le jour. Elle t’aide à décider ce qu’il faut faire immédiatement et ce qui peut être reporté ou délégué.
En résumé, la méthode MoSCoW est particulièrement efficace pour la gestion des priorités dans des contextes de projet. La matrice Eisenhower, elle, est idéale pour une gestion quotidienne efficace du temps et des tâches..
Organise-toi avec une to-do list
La to-do list est un des piliers de l’organisation personnelle. Cet outil simple, mais puissant te permet de garder une vue d’ensemble sur tes tâches quotidiennes et de structurer ta journée de manière plus efficace.
En élaborant une to-do list chaque matin, ou même la veille au soir, tu clarifies ce que tu dois accomplir et dans quel ordre. Pour maximiser son efficacité, essaie de limiter ta liste de tâches à 3 tâches principales par jour, en commençant par celles qui sont prioritaires. En cochant chaque tâche accomplie, tu ressentiras un sentiment d’accomplissement qui te motivera à poursuivre sur ta lancée.
Il y a toujours des imprévus au quotidien, il faut te garder des marges de manœuvres en ne surchargeant pas ton planning, sinon tu vas toujours manquer de temps, et il n’y a rien de plus démoralisant.
Je te présente dans cet article l’application Todoist, que j’utilise au quotidien pour le pro et le perso. J’y note toutes les tâches que j’ai à faire, j’y gère mes priorités… Un indispensable pour moi depuis plus de 5 ans.
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Optimise ton temps avec la loi de Pareto
La loi de Pareto, ou règle des 80/20, est une loi incontournable pour maximiser ton temps au travail. Selon ce principe, 80 % de tes résultats proviennent de 20 % de tes efforts. Cela signifie que certaines tâches sont beaucoup plus rentables que d’autres en termes de temps et d’énergie.
Identifie ces tâches prioritaires et concentre-toi sur elles pour en tirer le maximum de bénéfices. Par exemple, si tu constates qu’une partie de ton travail génère la majorité de tes résultats positifs, consacre-y plus de temps à cette activité et délègue ou minimise le reste. Cette approche te permettra de travailler de manière plus intelligente, et non plus dure.
Si tu es intéressée par mieux gérer ton temps, jette un œil au le Kit Productivité. Je t’y détaille les 9 lois sur la gestion du temps, avec des exemples concrets que tu peux appliquer au quotidien.
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5. Planifie tes actions avec la matrice Eisenhower
La matrice Eisenhower est une technique efficace pour planifier et organiser ton travail en fonction de l’urgence et de l’importance des tâches. Classe tes tâches dans les catégories urgent et important, important mais non urgent, urgent mais non important, et ni urgent ni important. Tu pourras ainsi mieux gérer ton emploi du temps et éviter la procrastination.
Par exemple, un projet à long terme, mais crucial pour ta carrière pourrait être classé comme « important mais non urgent », te rappelant de l’avancer régulièrement sans attendre qu’il devienne une urgence.
Cette planification stratégique t’aidera à rester proactive, gérer ta liste de tâches de manière éfficace et à prévenir les crises de dernière minute. Tu vas gagner en efficacité, et c’est le but recherché pour optimiser ton temps de travail.
Je t’explique en détail comment utiliser la matrice Eisenhower dans cet article.
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6. Améliore ta concentration avec la méthode 5S
La méthode 5S, originaire du Japon, est utilisée pour optimiser l’espace de travail et favoriser un environnement plus productif. Les cinq étapes de cette méthode sont :
- Seiri : trier,
- Seiton : ranger,
- Seiso : nettoyer,
- Seiketsu : standardiser,
- Shitsuke : respecter.
Appliquer cette méthode à ton bureau, que ce soit à la maison ou en entreprise, peut transformer ton environnement en un lieu ordonné et propice à la concentration.
Par exemple, en éliminant les objets superflus de ton espace de travail (Seiri) et en organisant les éléments essentiels de manière logique (Seiton), tu réduis les distractions et favorises une meilleure concentration. Avec un espace de travail bien organisé, tu seras plus à même de te concentrer sur tes tâches et de travailler de manière plus efficace.
7. Limite les distractions pour rester focus
- Les distractions sont l’un des plus grands ennemis de la productivité. Pour maximiser ton efficacité, il est crucial d’identifier les interruptions et de les minimiser.
Parmi les distractions les plus classiques, tu peux retrouver :
- Les notifications sur ton téléphone : Les messages, les réseaux sociaux, et les applications peuvent interrompre ton flux de travail
- Les mails non urgents : Vérifier constamment ta boîte de réception peut te faire perdre du temps et te déconcentrer.
- Les réunions imprévues : Les interruptions pour des réunions ou des discussions non planifiées peuvent perturber ta concentration.
- Les collègues qui passent à ton bureau : les discussions spontanées avec les collègues peuvent rapidement devenir une source de distraction.
- La navigation sur Internet : Se laisser emporter par la navigation sur des sites web non liés à ton travail peut grignoter une grande partie de ton temps.
Cela peut inclure la désactivation des notifications sur ton téléphone, le blocage de certains sites web pendant tes heures de travail, ou encore l’utilisation d’écouteurs pour te concentrer dans un environnement bruyant.
Tu peux aussi définir des plages horaires spécifiques pour te consacrer à des tâches importantes, en informant ton entourage que tu n’es pas disponible pendant ces périodes. En éliminant ou en réduisant les distractions, tu seras en mesure de travailler de manière plus concentrée, ce qui te permettra de terminer tes tâches plus rapidement et plus efficacement.
Conclusion : comment s'organiser au travail pour mieux gérer son temps
Apprendre comment s’organiser au travail est essentiel pour réussir à atteindre tes objectifs sans te sentir débordée. En adoptant ces 7 astuces, tu pourras non seulement améliorer ta productivité, mais aussi réduire ton stress et mieux gérer ton temps.
Que ce soit en mettant en place une routine matinale simple, en priorisant tes tâches avec la méthode MoSCoW, ou en limitant les distractions, chaque petit changement peut faire une grande différence dans ta vie professionnelle.
Souviens-toi que l’organisation est une compétence qui se développe avec le temps. Commence par ces astuces simples et observe comment elles peuvent transformer ta manière de travailler.
Pour aller plus loin
Voici les articles qui devraient t’aider à bien continuer à gérer ton temps et tes priorités
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- 🎯Apprendre à définir ses objectifs et s’organiser pour les atteindre
Laure-ganisatrice – Home Organiser
A propos de l’auteur
Je suis experte en organisation et j’aide les familles et en particulier les mamans à mieux s’organiser au quotidien pour gagner en sérénité, profiter enfin de leur intérieur et des petits bonheurs de la vie.
Je peux directement intervenir au domicile pour des sessions de désencombrement tout autour de Toulouse ou à distance avec des ateliers, formations et outils !